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Onterechte ingebrekestelling. Geen antwoord.

In opdracht van FedEx ontving ik van International Collection Services (ICS) een ingebrekestelling.

De ingebrekestelling was opgesteld op 02/09/2026, maar werd pas op 08/09/2026 ontvangen. In de ingebrekestelling werden onder meer twee facturen opgenomen waarvan de vervaldatum respectievelijk 18/09/2026 en 24/09/2026 was. Met andere woorden: op het moment van de ingebrekestelling waren deze facturen nog niet eens vervallen. De factuur met vervaldatum 24/09/2026 ontving ik bovendien pas op dezelfde dag als de ingebrekestelling. :)

Daarnaast werd een reeds betaalde (reeds vervallen) factuur opgenomen. Deze factuur was weliswaar te laat betaald, maar dit kwam doordat ik FedEx had gevraagd om een digitale factuur te bezorgen, zodat deze niet telkens manueel in de boekhouding moest worden ingescand. Ik heb het verschuldigde bedrag nooit betwist en heb ook nooit aangegeven dat ik niet van plan was de factuur te betalen. Ik wachtte enkel op een antwoord of een digitale oplossing, onder meer met het oog op de verplichtingen rond Peppol. (Trouwens nog steeds geen Peppol factuur ontvangen)

Omdat er geen antwoord of digitale oplossing kwam, heb ik de factuur uiteindelijk toch manueel verwerkt en betaald bij de eerstvolgende manuele betalingen. De betaling gebeurde weliswaar na de vervaldatum, maar vóór de ingebrekestelling.

Wat ik vooral opmerkelijk vind, is dat antwoorden op mijn e-mails blijkbaar niet mogelijk is, terwijl mijn gegevens en factuurinformatie blijkbaar wél probleemloos aan een incassodienst kunnen worden doorgegeven. Dit zelfs voor facturen die op het moment van de ingebrekestelling nog niet vervallen waren.

Van een incassobureau verwacht ik toch dat eerst wordt nagegaan welke facturen daadwerkelijk vervallen en onbetaald zijn, en dat de betalingsstatus en eventuele communicatie met de klant worden gecontroleerd bij de opdrachtgever.

Tot op heden krijg ik geen antwoord op mijn e-mails. De werkwijze en communicatie vind ik dan ook bijzonder teleurstellend en roepen bij mij vragen op over de zorgvuldigheid en de juridische basis van deze ingebrekestelling.

8 septembre 2026
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